Tips

(voor een daadkrachtig debiteurenbeheer & incasso-beleid)

 

Elke invordering staat of valt met een degelijke registratie van Uw geldstromen. Als Uw huidige administratie voor verbetering vatbaar is bevelen wij U van harte ons eigen administratiekantoor aan (www.buro-freecon.nl).
Omdat zij bekend zijn met onze werkwijze is een grote efficiency te bereiken in de uitwisseling van gegevens, zodra dat nodig is.

Debiteurenbeheer

Leg Uw betalingscondities duidelijk vast in Uw algemene voorwaarden en verwijs naar deze voorwaarden bij het aangaan van een verkoop-transactie.

Als de klant de afgesproken conditie niet nakomt, stuur dan na twee weken schriftelijk een herinnering (vriendelijke verwijzing naar de gemaakte afspraken, met het verzoek om een en ander alsnog spoedig in orde te maken).

Als hier geen afdoende reactie op volgt, stuur dan een schriftelijke aanmaning (mededeling dat op de herinnering in onvoldoende mate is gereageerd en dat bij uitblijven van het nakomen van de gemaakte afspraken helaas minder vriendelijke stappen ondernomen gaan worden). Bel de klant even na met de mededeling dat U dat laatste natuurlijk graag wilt voorkomen, maar dat U wel de gemaakte afspraken gerespecteerd wilt zien.

Indien ook dit niet helpt verstuurt U een laatste sommatie (U stelt Uw klant in gebreke en geeft haar nog eenmaal de gelegenheid om de gemaakte afspraken na te komen. U deelt mede dat indien ook nu niet afdoende wordt gereageerd, de zaak uit handen wordt gegeven aan een incassobureau en dat de te verwachten (buiten)gerechtelijke kosten op de klant verhaald zullen worden. Eventueel kunt U hierbij verwijzen naar het betreffende onderdeel in Uw algemene voorwaarden.

Hoewel bovenstaande methode U wellicht wat hard voorkomt werkt deze in de praktijk toch uitermate effectief. Klanten realiseren zich echt wel dat U recht van spreken heeft en bedenk goed: omzet is pas omzet als deze ook daadwerkelijk wordt betaald!

Incassobeleid

Wacht niet met het indienen van Uw vordering bij het incassobureau.
Uw vordering wordt steeds moeilijker verhaalbaar en Uw klant neemt U niet meer serieus.

Schakel een incassobureau in die U niet confronteert met allerlei voor te schieten kosten. Een no-cure-no-pay methode is zeer goed mogelijk in deze branche. Stel het incassobureau een dossier ter beschikking met kopiën van de verstuurde documenten (algemene voorwaarden, verkoopovereenkomst, faktuur, herinnering, aanmaning, laatste sommatie).

Laat het incassobureau de contacten over de vordering onderhouden. Door U terug te trekken uit de onderhandeling, blijven de gesprekken zuiver en zakelijk en heeft dit verder geen nadelige invloed op Uw normale bedrijfsvoering.

Laat U nu niet meer verleiden tot het maken van aanvullende afspraken. U ontneemt daardoor het incassobureau haar bevoegdheden hetgeen ten koste gaat van toekomstige dossiers en zal leiden tot niet te verhalen kosten voor U.